Υπενθυμίσεις με SMS, Viber ή email: τι να διαλέξετε

Για την υπενθύμιση ραντεβού, το SMS είναι το πιο σίγουρο κανάλι λίγες ώρες πριν, το email το καλύτερο για τις λεπτομέρειες και για την προηγούμενη μέρα, και το Viber το πιο φυσικό για προσωπική κουβέντα. Ο συνδυασμός τους δουλεύει καλύτερα από οποιοδήποτε κανάλι μόνο του.

Όλοι συμφωνούν ότι οι υπενθυμίσεις βοηθούν να έρχονται οι πελάτες στην ώρα τους. Η ερώτηση είναι από πού να φεύγουν, πόσο θα σας κοστίζουν σε χρόνο και χρήματα, και τι θα γίνει τη μέρα που θα έχετε σαράντα ραντεβού και κανένα λεπτό ελεύθερο.

Υπενθύμιση ραντεβού με SMS

Το SMS φτάνει σε κάθε κινητό, χωρίς εφαρμογή και χωρίς ίντερνετ. Εμφανίζεται στην οθόνη ακόμα και σε παλιά τηλέφωνα και το διαβάζουν άνθρωποι κάθε ηλικίας. Γι' αυτό είναι η πιο σίγουρη επιλογή για την υπενθύμιση λίγες ώρες πριν, όταν ο πελάτης δεν θα ανοίξει email.

Τα μειονεκτήματα: κάθε μήνυμα κοστίζει, και πρέπει να είναι σύντομο. Αν το μήνυμα ξεπεράσει ένα όριο χαρακτήρων, χρεώνεται ως δύο ή περισσότερα. Τα ελληνικά γράμματα χωράνε λιγότερα ανά μήνυμα από τα λατινικά, οπότε γράφετε μόνο τα απαραίτητα.

Viber και WhatsApp

Τα έχουν στο κινητό τους πολλοί πελάτες σας και είναι ιδανικά για κουβέντα: μια φωτογραφία με το χρώμα που θέλει η πελάτισσα, μια ερώτηση για διαθεσιμότητα, ένα «θα αργήσω δέκα λεπτά». Ο πελάτης βλέπει το όνομα και τη φωτογραφία της επιχείρησης και απαντά εύκολα.

Για αυτόματα μηνύματα από επιχείρηση όμως χρειάζεται ειδικός επαγγελματικός λογαριασμός, έγκριση και χρέωση. Αν στέλνετε από το προσωπικό σας κινητό, όλα γίνονται με το χέρι, ένα ένα, και τα μηνύματα της δουλειάς μπερδεύονται με τα προσωπικά. Με είκοσι ραντεβού τη μέρα, αυτό σημαίνει μισή ώρα στο κινητό κάθε απόγευμα.

Email

Δεν έχει χρέωση ανά μήνυμα και χωράει όλες τις λεπτομέρειες: διεύθυνση, οδηγίες για πάρκινγκ, τι να φέρει ο πελάτης, την πολιτική ακύρωσης, έναν σύνδεσμο για αλλαγή ώρας. Μένει και στο αρχείο του πελάτη, οπότε το ξαναβρίσκει όταν το χρειαστεί.

Πολλοί όμως δεν ανοίγουν το email τους την ίδια μέρα, και κάποια μηνύματα καταλήγουν στα ανεπιθύμητα. Γι' αυτό το email ταιριάζει για την επιβεβαίωση αμέσως μετά την κράτηση και για την υπενθύμιση της προηγούμενης μέρας, όχι για την τελευταία υπενθύμιση πριν το ραντεβού.

Η σύγκριση σε έναν πίνακα

Ο συνδυασμός που δουλεύει

1. Αμέσως μετά την κράτηση: email επιβεβαίωσης με όλες τις λεπτομέρειες και σύνδεσμο για αλλαγή ή ακύρωση.
2. Την προηγούμενη μέρα: υπενθύμιση με email, ώστε ο πελάτης να προλάβει να αλλάξει ώρα.
3. Λίγες ώρες πριν: σύντομο SMS με την ώρα και τον σύνδεσμο αλλαγής.
4. Όταν χρειάζεται κάτι προσωπικό: Viber ή WhatsApp, από εσάς.

Για τις πρωινές ώρες, η υπενθύμιση λίγες ώρες πριν πρέπει να φεύγει το πρωί, όχι στις 6 το ξημέρωμα. Για ένα ραντεβού στις 9:00, η υπενθύμιση της προηγούμενης μέρας είναι αυτή που μετράει.

Τι γράφει μια καλή υπενθύμιση

Όνομα επιχείρησης, μέρα, ώρα, υπηρεσία, σύνδεσμος για αλλαγή. Τίποτα άλλο. Για παράδειγμα, σε SMS: «Studio Ελένη: σας περιμένουμε αύριο 11:00 για ημιμόνιμο. Αλλαγή ώρας: [σύνδεσμος]». Σε email χωράνε περισσότερα: η διεύθυνση, η πολιτική ακύρωσης, ένα «αν αργήσετε πάνω από 15 λεπτά, ενημερώστε μας».

Ο σύνδεσμος αλλαγής είναι το πιο σημαντικό κομμάτι. Ένας πελάτης που δεν μπορεί να έρθει και αλλάζει ώρα με ένα πάτημα είναι ένα ραντεβού που δεν χάνεται. Περισσότερα για αυτό στον οδηγό για τα ραντεβού που δεν έρχονται.

Υπενθύμιση δεν σημαίνει διαφήμιση

Η υπενθύμιση αφορά το ραντεβού που έκλεισε ο πελάτης, και αυτό την κάνει ευπρόσδεκτη. Μην τη φορτώνετε με προσφορές, νέα προϊόντα ή «ακολουθήστε μας». Για μηνύματα προώθησης χρειάζεστε τη συγκατάθεση του πελάτη, και ένα μήνυμα που μοιάζει με διαφήμιση διαβάζεται λιγότερο, ακόμα και την επόμενη φορά που θα του γράψετε για το ραντεβού του. Προσέξτε και την ώρα: τίποτα πριν από τις 9 το πρωί ή μετά τις 9 το βράδυ.

Αν είστε κουρείο ή studio νυχιών

Στο κουρείο τα ραντεβού είναι σύντομα και κλείνονται συχνά την ίδια μέρα. Εκεί η επιβεβαίωση και το SMS λίγες ώρες πριν αρκούν. Στα νύχια, όπου η πελάτισσα κλείνει την επόμενη συντήρηση πριν φύγει, η υπενθύμιση της προηγούμενης μέρας είναι η πιο χρήσιμη: το ραντεβού κλείστηκε πριν από τρεις εβδομάδες.